Berlin-Chemie/A. Menarini Suomi Oy:n
asiakas- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

1 Rekisterinpitäjä

Berlin-Chemie/A. Menarini Suomi Oy, Hitsaajankatu 24, 00810 Helsinki

Myöhemmin tietosuojaselosteessa rekisterinpitäjään on viitattu ”Menarini”.

2 Yhteyshenkilö rekistereitä koskevissa asioissa

Ari Heinonen, aheinonen@berlin-chemie.com

3 Rekisterin nimi

Menarini Suomen asiakas- ja yhteistyökumppanirekisteri.

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste
 

4.1 Käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteen tai useampaan seuraavista perusteista:

(i) Menarinin ja rekisteröidyn tai rekisteröidyn työnantajan/toimeksiantajan välinen asiakassuhde tai siihen verrattavissa oleva muu suhde tai asiallinen yhteys ja siihen liittyvät Menarinin oikeutetut edut. Tällaisia oikeutettuja etuja ovat erilaiset suhteen ylläpitoon ja kehittämiseen, sekä markkinointi ja muuhun viestintään liittyvät toimenpiteet;

(ii) Menarinin ja rekisteröidyn tai rekisteröidyn työnantajan välinen sopimussuhde;

(iii) Menarinin lakiin ja viranomaismääräyksiin perustuvat velvoitteet, kuten velvollisuus tiedottaa terveydenhuoltohenkilöille lääkkeen turvallisuuteen liittyvistä asioista, varmistaa lääkkeiden markkinointi ja jakelu oikeille tahoille; ja

(iv) rekisteröidyn antama suostumus.

4.2 Käsittelyn tarkoitukset

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset liittyvät Menarinin liiketoimintaan ja sen analysointiin ja edistämiseen. Tällaisia käsittelytoimia ovat esimerkiksi erilaiset markkinointiin liittyvät toimenpiteet ja luennointia ja koulutusta koskeva yhteistyö. Lisäksi henkilötietojen käsittelyllä varmistetaan lainsäädännössä ja sen nojalla annetuissa viranomaismääräyksissä Menarinille asetetut velvoitteet varmistua siitä, että lääkenäytteen vastaanottava henkilö on lääkkeen määräämiseen oikeutettu ja että lääkkeen markkinointi kohdistuu ainoastaan lääkkeiden määräämiseen ja toimittamiseen oikeutettuihin henkilöihin. Henkilötietojen käsittelyssä on huomioitu myös Lääketeollisuus ry:n antamat Lääketeollisuuden Eettiset ohjeet.

Henkilötietoja voidaan käsitellä esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:

• Asiakas- ja yhteistyösuhteen, asiakaspalvelun ja näihin liittyvän viestinnän hoitaminen, toteuttaminen, kehittäminen ja seuranta.
• Menarinin tuotteiden jakelu ja tuotteisiin liittyvä koulutus, viestintä ja markkinointi.
• Sähköpostilla tapahtuvan uutiskirjeen ja asiakastiedotteen postitus.
• Asiakas- ja yhteistyösuhteiden analysointi, ryhmittely ja raportointi sekä muut Menarinin liiketoiminnan seurantaan ja kehittämiseen liittyvät tarkoitukset.
• Palautteen ja tyytyväisyystietojen kerääminen ja analysointi.
• Markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteuttaminen.
• Lääkkeen tai lääkenäytteen vastaanottavan henkilön tunnistaminen.
• Palkkioiden ja matkakustannusten laskeminen ja maksaminen.

 Osa henkilötietojen käsittelystä perustuu Menarinin ja rekisteröidyn tai tämän työnantajan välillä olevaan sopimussuhteeseen, jolloin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tämän sopimussuhteen asianmukainen toteuttaminen.

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös erilaisten sisältöjen ja palveluiden kehittämiseen ja saataville asettamiseen. Tällaisia henkilötietojen käsittelytilanteita ovat esimerkiksi Menarinin tarjoamat koulutuspalvelut ja -alustat ja niihin liittyvä henkilötietojen käsittely sekä verkkosivustovierailijoiden henkilötietojen käsittely. Verkkosivustoa koskevasta henkilötietojen käsittelystä on saatavilla lisätietoa osoitteessa https://www.berlin-chemie.fi/fi-fi/Tietosuoja .

Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa Menarinin konserniyhtiöille ja/tai ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

5 Rekisterin tietosisältö
 

5.1 Rekisteröityjen ryhmät

Rekisteriin tallennetaan tietoja terveydenhuollon ammattihenkilöistä ja muista terveydenhuollon ja farmasian aloilla toimivista henkilöistä, joiden kanssa Menarini tekee yhteistyötä Menarinin tuotteisiin liittyvän koulutuksen, markkinoinnin ja myynnin osalta.

Lisäksi rekisteriin tallennetaan tietoja terveydenhuollon ammattihenkilöistä, jotka ovat vastaanottaneet lääkenäytteitä sekä lääkäreistä, jotka ovat määränneet tai voivat määrätä Menarinin lääkkeitä potilaille (muun muassa Lääketurvavelvoitteet).

Rekisteriin voidaan tallentaa tietoja myös muista Menarinin asiakkaista ja yhteistyökumppaneista, kuten tahoista, joille Menarini markkinoi tuotteita tai järjestää tuotteisiin liittyviä koulutuksia tai muita tapaamisia.

Rekisteriin sisältyvät myös tiedot Menarinin koulutuspalveluiden käyttäjistä, sekä verkkosivuston vierailijoista.

5.2 Tietoryhmät

Rekisteröidystä voidaan tallentaa muun muassa seuraavankaltaisia tietoja:

• Rekisteröityjen yksilöintitiedot, kuten nimi, syntymäaika, sosiaaliturvatunnus ja (rekisteröidyn ollessa lääkäri) lääkärin yksilöintitunnus.
• Rekisteröityjen yhteystiedot, kuten osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
• Rekisteröidyn tutkinto-, erikoisala- ja toimipaikkatiedot, asema organisaatiossa sekä muut tiedot työnkuvasta sekä työhön ja ammattiin liittyvistä kiinnostuksenkohteista.
• Tietoja siitä, minkä tyyppisten potilaiden kanssa rekisteröity on tekemisissä (huom. Ei kuitenkaan yksilöiviä tietoja potilaista, Lääketurvavelvoitteet).
• Tietoja terveydenhuollon ammattihenkilön tai muun rekisteröidyn ja Menarinin välisestä yhteistyöstä, kuten ammattihenkilön suorittamista luennoinneista, yhteistyöhön liittyvistä matkoista, tapaamisista ja tilaisuuksista sekä tietoja Menarinin rekisteröidyille suorittamista korvauksista ja palkkioista.
• Tietoja rekisteröidyn vastaanottamista lääkenäytteistä ja muista Menarinin toimittamista tuotteista.
• Tietoja rekisteröidyn osallistumisesta Menarinin järjestämiin tapaamisiin, koulutuksiin ja muihin tapahtumiin.
• Rekisteröityjen itse tuottama sisältö kuten tiedot Menarinin järjestämien tapaamisten sisällöistä, erilaiset palautteet sekä rekisteröidyn itsestään antamat lisätiedot kuten yhteistyöhön liittyvät toiveet, tyytyväisyystiedot, kiinnostuksen kohteet tai muut vastaavat tiedot.
• Palveluiden ja verkkosivuston käyttöön liittyvät tiedot, kuten tieto vierailluista sivuista ja sisällöistä.
• Tieto suoritetuista koulutuksista ja suorituksen sisällöstä.
• Kieltoja, rajoituksia, suostumuksia ja muita rekisteröidyn tekemiä valintoja.
• Tiedon käsittelyyn liittyviä tietoja, kuten tallennuspäivämäärä ja tietolähde.

6 Henkilötietojen säilytysaika

Menarini huomioi henkilötietojen säilytysaikoja määritellessään lainsäädännöstä ja sen nojalla annetuista viranomaismääräyksistä johtuvat velvoitteet sekä säilytettävien henkilötietojen tarpeellisuuden tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 esiteltyihin käyttötarkoituksiin nähden. Myös tietojen ajantasaisuudesta huolehditaan säännöllisten päivitysten avulla, joiden yhteydessä vanhentuneita tietoja poistuu rekisteristä.

7 Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan ensisijaisesti seuraavista lähteistä:

• Rekisteröity itse ja rekisteröidyn ja Menarinin väliseen viestintään ja asiointiin liittyvät tapahtumat.
• Rekisteröidyn työnantaja tai toimeksiantaja.
• FIMNET ja aPureBase -rekisterit sekä muut kolmansien tarjoamat luotettavat rekisterit, kuten erilaiset markkinointirekisterit.
• Menarinin muut yhteistyökumppanit.
• Julkiset lähteet, kuten internetsivustot.

8 Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja luovutetaan Menarinin konserniyhtiöille tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 kuvattuihin käyttötarkoituksiin sekä mahdollisiin muihin Menarinin henkilörekistereihin, kuitenkin aina tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Koulutuksia koskevia tietoja luovutetaan sille taholle (yleensä rekisteröidyn työnantaja tai toimeksiantaja), jonka kanssa koulutusta tai koulutusalustan käyttöä koskeva sopimus on tehty.

Tietoja ei lähtökohtaisesti luovuteta Menarinin, sen konserniyhtiöiden tai Menarinin lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien tahojen ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisten säädösten mukaan.

Käytämme ulkopuolisia palveluntuottajia muun muassa verkkosivustojen kehittämisessä ja ylläpidossa sekä sähköpostipalveluissa (kutsut ja uutiskirjeet). Nämä palveluntuottajat käsittelevät tietoja ainoastaan Menarinin ohjeiden mukaisesti ja vain tässä tietosuojaselosteessa mainituissa tarkoituksissa. Jotkut näistä palveluntuottajista sijaitsevat Euroopan talousalueen ulkopuolella (esimerkiksi käyttämämme Googlen sähköpostipalvelut ”G suite”, Google Irlanti).

Mikäli jossain tilanteessa tietojasi siirretään edellä mainittujen palvelujen yhteydessä Euroopan talousalueen ulkopuolelle, varmistamme sopimuksellisesti palveluntuottajan kanssa riittävän tietosuojan noudattamisesta (EU:n tietosuojaa koskevat vakiolausekkeet, EU:n tietosuojan riittävyyden arviointi tai niin sanottu EU-US Privacy Shield). Voit halutessasi pyytää kopion vakiolausekkeista kohdan 13 mukaisesti.

9 Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä. Digitaaliseen aineistoon on pääsy vain siihen oikeutetun työntekijän tai palvelukumppanin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Käyttöoikeuksia on eritasoisia ja kullekin käyttäjälle annetaan tehtävän hoitamisen kannalta riittävä, mutta mahdollisimman suppea käyttöoikeus.

10 Profilointi

Osana rekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelytoimia Menarini voi hyödyntää tietoja myös profilointitarkoituksissa. Profilointi toteutetaan luomalla rekisteröidylle tunniste, jonka avulla erilaisia yhteistyön aikana tai palveluiden käytön aikana syntyviä rekisteröityä koskevia tietoja voidaan yhdistellä. Edellä kuvatun kaltaisesti luotua profiilia voidaan tämän jälkeen esimerkiksi verrata muista rekisteröidyistä luotuihin profiileihin.

Profiloinnin tarkoituksena on selvittää Menarinin tuotteiden ja palveluiden kysyntää ja analysoida Menarinin ja rekisteröidyn välistä yhteistyötä sekä laajemmin Menarinin liiketoimintaa ja liiketoiminnan painopisteitä. Profilointi ei kuitenkaan käsitä sellaista automaattista päätöksentekoa, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröityihin.

11 Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia (Kielto-Oikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyen vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita Menarini kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on Menarinin ja rekisteröidyn välinen asiakassuhde tai muu vastaava asiallinen yhteys. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan 12 mukaisesti. Rekisteröidyn tulee vaatimuksen yhteydessä yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä.

Siltä osin, kun tietojen käsittelyyn ja keräämiseen käytetään ns. evästeitä, rekisteröity voi käyttää kielto-oikeuttaan muuttamalla selaimensa asetuksia. Evästeiden käytön estäminen voi kuitenkin aiheuttaa ongelmia Menarinin tarjoamien verkkosivustojen ja niillä olevien sisältöjen selaamiseen tai hyödyntämiseen sekä verkon yli tarjottavien palveluiden käyttämiseen, tai estää niiden käyttämisen täysin.

Rekisteröity voi antaa Menarinille suoramarkkinointia koskevia suostumuksia tai kieltoja kanavakohtaisesti.

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

12.1 Rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.

12.2 Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Mikäli rekisteröity saa tiedon tai havaitsee, että häntä koskeva rekisteriin tallennettu henkilötieto on virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut, rekisteröidyn tulee oma-aloitteisesti pyytää Menarinilta tiedon oikaisua, poistamista tai täydentämistä tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa Menarinin vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

12.3 Rekisteröidyn oikeus tietojensa siirtoon

Rekisteröidyllä on oikeus häntä koskevien rekisteritietojen siirtoon. Siirtopyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.

12.4 Muut oikeudet

Siltä osin kun henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä Menarinille tämän tietosuojaselosteen kohdan 13 mukaisesti.

12.5 Pyyntöjen toteuttaminen

Yllä kohdassa 12.1 kuvattu tarkastuspyynnön käyttäminen ja jäljennöksen toimittaminen sekä muiden kohdissa 11 ja 12 kuvattujen rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen ovat lähtökohtaisesti maksuttomia. Menarini voi kuitenkin periä näiden toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun, mikäli rekisteröity pyytää toistuvasti jäljennöksiä tai pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, tai kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta vastaavilla tai muilla lainsäädännön mukaisilla perusteilla.

Menarini voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.

13 Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulisi ottaa yhteyttä Menariniin. Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan olemalla yhteydessä Menariniin lähettämällä sähköpostiviestin osoitteeseen dpo.finland@berlin-chemie.com

tai lähettämällä postia osoitteeseen Berlin-Chemie/A. Menarini Suomi Oy, Tietosuoja-asiat, Hitsaajankatu 24, 00810 Helsinki.

14 Rekisteröidyn oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä ( www.tietosuoja.fi ).

Tietosuojaseloste 31.5.2024